Sitemizde en çok hangi konu başlığı altındaki haberleri takip ediyorsunuz?
Araştırma-Makale
Güncel-Fuar
Haberler
Şirketlerden
Satınalma armoni ister
Metin ÇAVUŞLAR Danışman-Makina Mühendisi
Satınalma bölümünün etkili ve verimli çalışması, diğer bölümlerle armoni içinde çalışmasına bağlıdır. Sadece diğer bölümler değil, bir de satınalmacının can damarı konumunda bulunan “olmazsa olmaz” durumdaki tedarikçiler vardır. Konunun iyi anlaşılması için satınalmanın ilişkilerine ana hatlarıyla bir göz atalım. Satınalmanın ilişkide olduğu bölümler aşağıdaki gibidir:
1. Mühendislik
2. Üretim
3. Planlama
4. Satış-Pazarlama
5. Finans
6. Tedarikçiler
Satınalma ile mühendislik bölümü (gereksinimi saptayan teknik ekip) ilişkisi Mühendislik bölümünün belirlediği malzemeler hem üretim, hem de tedarik açısından ekonomik olmalı ve normal olarak da malzemelerin birden fazla tedarikçisi bulunmalıdır. Mühendislik bölümü, projelendirme sırasında ideal tasarım için özgün malzeme ve teçhizat peşindedir. Bu nedenle, maliyete veya zamanlamaya tam olarak dikkat etmez. Satınalmacı ise, çoğunlukla idealden daha uzak olarak bilinen standartlarda istek gelmesini bekler. Esasen piyasada hazır bulunan ürünler (raf ürünleri) standart üretim kategorisindedir. Mühendislik bölümünün malzeme seçimlerinde, fonksiyonu açısından aynı olan iki farklı malzemeden pahalı ve işlenmesi kolay olanını seçmesi bazen tasarruf sağlayabilir. Mühendislik departmanının çalışmaları, satınalmanın alacağı ürünlerin şartnamelerini oluşturmayı içerir. Bu nedenle, satınalmacının ne alacağını ve hangi özelliklerde mal alacağını belirleyen departman mühendislik departmanıdır. Bunun için iyi satışçılar, satınalma bölümü ile birlikte mühendislik hizmeti veren kişileri bilgilendirmeyi ve onlarla iletişimi kuvvetlendirmeyi önemserler. Piyasadaki farklı malzemeleri yakından tanıyan ve fiyat seçenekleri hakkında bilgi sahibi olan mühendislik bölümü, satınalmaya standartları iletme yanında esneklik sağlar.
Satınalma ile üretim bölümü ilişkisi Üretim ile satınalma ilişkisi genellikle sıkıntılıdır. Üretim bölümü gerekli planlamayı genellikle yapmadığı veya yapamadığı için satınalmaya yeterli zamanı tanımayabilir. Sonuçta, mal ve hizmetler için fazla fiyat ödenmesi söz konusu olur. Üretimin satınalmaya yeterli zamanı vermemesi, özellikle proses endüstrilerinde fabrikanın durmasına neden olabilir. Aynı durum, perakende mağazalarında raf boşalması şeklinde kendini gösterir. Boş raflarla mal satılamayacağı için kayıp çok daha nettir. Bu nedenle, üretim ve satınalmanın planlama konusunda iş birliği yapması çok önemlidir. Üretim hattının çalışır durumda tutulması için çok fazla miktarda malzeme stoku bulundurulması amacıyla üretim bölümünden gelen istek, satınalma tarafından anlayışla karşılanılır. Ancak, satınalma diğer bir yandan da stoklara bağlanan finansmanı en azda tutmanın yollarını bulmak zorundadır. O nedenle talepler, gelen isteklerin kontrolü lojistik planlama tarafından yapılarak ve stok durumu gözden geçirilerek değerlendirilmeye alınmalıdır. “Yap veya satın al” konusunda karar vermek için bu iki bölümün ve lojistik planlama departmanının sıkı bir iş birliği içinde olması gereklidir. Amaç; her iki durumun gerçek maliyetlerinin ve zamanlamalarının hesaplanması ve karşılaştırılmasıdır. Konu edilen iş birliği bu şekli ile önemli bir iş birliğidir. Maalesef, lojistik planlamanın önemi ve lojistik planlama yapan birimin organizasyon içindeki konumu yeterince iyi anlaşılamamakta ve bu nedenle, lojistik planlama birimi geleneksel organizasyon şeması içinde kayda değer yer bulamamaktadır. Maliyet odaklı yönetimi önemseyen firmaların bu konuda daha dikkatli davranmaktadırlar.
Satınalma ile lojistik planlama ilişkisi İdeal şemada satınalma, tüm satınalma emirlerini lojistik planlamadan alır. Yeni lojistik uygulamalarında planlama kavramına yaşamsal bir rol yüklenmiştir. Yeni planlama kavramı gereğince, artık pazarlama ve satış bölümlerinin tahminlerine dayanarak üretim ve satınalma planları yapılmamaktadır. Planlama, pazarlama ve satışın tahminlerini de dikkate alarak; aynı zamanda, piyasa ve satışları irdeleyerek planlarını yapar. Ayrıca planlama; ekonomik verileri de gözden geçirir, değerlendirir ve çıkardığı sonuçlara bağlı olarak planlama kararlarını verir. Böylece, firmanın fazla stok tutma konusunda korunmasını sağlar. Satınalma, emirlerini planlamadan alır, raporlarını da planlamaya verir. Planlama, satınalmanın verdiği raporları planlamaya bağlı depo vasıtasıyla kontrol eder. Satınalma böylece, firmanın genel armonisi içinde yerini alır. Elbette planlama departmanı, satınalmanın verimliliğini de tespit eder. Bu tespit çeşitli açılardan olmak zorundadır. Öncelikle planlama, satınalmayı zamanlama konusunda, daha sonra da hedef fiyat ve maliyetler konusunda değerlendirir. En son olarak da, alım miktarları konusunda değerlendirme yapan planlama, satınalma verimliliğini net olarak belirler. Bu ilişkiyi başarıyla sürdüren firmaların lojistik kavram ve konseptlerine dikkatle eğildiklerini ortaya koymaktadır. Lojistik konusunu, klasik bir teslimat-taşıma ilişkisinin çok ötesinde bir yönetim yaklaşımı olarak koyan bu yeni anlayış, firmalara maliyet yönetimi açısından büyük avantajlar sunmaktadır.
Satınalma ile satış ve pazarlama ilişkisi Yeni kavram gereğince genel olarak, “firmanın diğer bölümlerinin satışla ne kadar ilgisi varsa satınalmanın da o kadar ilgisi vardır” denmektedir. Ancak, satınalma ve pazarlama, birbirlerine piyasa bilgilerini aktararak, gelişen durumlara karşı tedbir alınmasını sağlarlar. Yapılan işler değerlendirildiği zaman, birebir bir ilişki içinde olmasalar bile, satınalma ile satış ve pazarlamanın belirli zaman farklılıklarıyla yaptıkları işlerin rakamsal olarak birbiriyle uyumunun söz konusu olduğu görülür. Konuyu biraz daha açarak, “genellikle satış pazarlama departmanının yapmış olduğu satışlar, belirli zaman farkı sonra satınalmanın yapacağı satınalmaları ve miktarlarını belirler” diyebiliriz. Ancak, satınalmanın yapacağı satınalmaların miktarları, sadece satış pazarlamanın dönem başı öngörülerine dayanarak belirlenmemelidir. Satış pazarlama işini yapanlar, genellikle satış öngörülerini yüksek tutmak durumundadırlar. Bu, onların motivasyonu için gereklidir. Ama bu yüksek tutulan değerlerle gözü kapalı alımlar gerçekleştirilirse, bu durumda işletmenin depolarının çok dolu ve stok maliyetlerinin çok yüksek olması kaçınılmazdır. Daha önce de belirtildiği gibi, bu konuda dengeyi sağlayan lojistik planlamadır.
Satınalma ile finans ilişkisi Uygun işletme sermayesi yönetiminde ve nakit akış planlamasında, doğru satış tahminlerinin ve doğru satınalma bilgilerinin çok büyük önemi vardır. Satıcı firmanın ihtiyacı nedeniyle ortaya çıkan düşük fiyatlı, fakat planlanmamış alım fırsatlarında, finans bölümü ile yakın temasta olunmasında faydalar vardır. Ancak bu türlü alımlar, alım fiyatlarının seviyesi normalden üçte bir oranında düşük olmadığı müddetçe pek tavsiye edilmez. Zirâ, depolama maliyetleri genelde tahmin edilenden de yüksektir. Finansman departmanları bir dönem ödeme yapmama alışkanlıkları edindi. Yüksek enflasyon döneminde sağlanan bazı yararlardan dolayı bu yaklaşım genellikle görmezden gelindi. Ancak, içinde bulunduğunuz dönemde ödeme gecikmeleri, hem ticari, hem de hukuki açılardan reel anlamda büyük sorunlar yaratmaktadır. Bu ödeme gecikmeleri, hem net bir gecikme tazminatı yaratmakta, hem de tedarikçilerle ilişkilerde istenmeyen bir takım olumsuzluklara da neden olmaktadır. Bu konuyu finansmancıların anlaması hemen hemen olanaksızdır. Finansmancılar, ticari kişilerin yumuşak davranışlarına bakarak, ödeme gecikmesinin tolere edilebileceğine inanırlar. Bu nedenlerle, satınalma ve finansman departmanı ilişkisi sıkıntılı ilişkilerden bir tanesidir. Lojistik planlama yaklaşımı, bu konuda da etkili bir çözüm olarak ortaya çıkmaktadır. Kurum kültürü anlayışı ve paydaşlar gibi kurumsal girişimciliği öne çıkaran yeni yönetim eğilimleri, bu nedenlerle lojistik planlamayı önemsemektedir.
Satınalma ve tedarikçiler ilişkisi Yeni kavram gereğince tedarikçi firmalar artık işletmenin bir departmanıymış gibi ele alınmaktadır. Kimi firmalar; tedarikçilerine finansal yardım (fiyat ve ödeme koşulları), teknik yardım (tasarım ve üretim) gibi ve benzeri başka hizmetler sağlamaktadırlar. Bu yaklaşım önemlidir; ancak, bunun gerçekleşmesi için siparişlerin çok sayıda tedarikçiye yapılmaması gerekmektedir. Çünkü, kontrol iyi yapılmalıdır. Güçlü olmayan bazı tedarikçilere yüklü siparişler verilmesi ve desteklenmelerinin karşılığında, bu tedarikçilerin daha fazla gayret sarfettiği bir vakıadır. İyi ticari ilişkiler karşılıklı olarak oldukça fazla kâr sağlar. Ticari ilişkilerin iyi olması hem güven konusunu pekiştirir, hem de bir takım risk hesaplarını kolaylaştırır. Tedarikçi firmalar konusunda mümkün olduğunca fazla bilgi sahibi olmak, çözümler üretmek için çok yararlıdır. Kapasite, sermaye, finansal durum ve teknik alt yapı bilgileri satışın şeklini belirler. Aynı zamanda, gereği kadar bilgi aktarmak, karşı tarafın çözüme katkısını sağlar. Her alışveriş kendi taraflarıyla özel olmak zorundadır. Tüketici pazarını birlikte irdelemek, uygun çözümler bulmak için önemlidir.
Bu sayıdaki diğer Araştırma-Makale bölümü yazıları
Satınalma armoni ister